Schluss mit Chaos! Mit diesen Tipps verbessert ihr eure Kommunikation im Team
„Hat das eigentlich schon jemand erledigt?“
Ein kurzer Satz, den vermutlich jede Zahnarztpraxis kennt. Oft folgt darauf ein kurzer Moment der Stille. Niemand weiß genau, wer zuständig war oder ob die Aufgabe bereits erledigt wurde.
Solche Situationen wirken im ersten Moment harmlos. Im Laufe eines Arbeitstags summieren sie sich jedoch zu einem echten Produktivitätskiller.
In der aktuellen Episode von Das auch noch?! erklärt Katja Effertz, warum schlechte Kommunikation häufig gar kein Kommunikationsproblem ist, sondern ein Organisationsproblem. Außerdem zeigt sie, wie Praxen mit einfachen Regeln deutlich mehr Ruhe in ihren Alltag bringen können.
Kommunikation kostet oft mehr Energie als die eigentliche Arbeit
Viele Praxisteams haben das Gefühl, den ganzen Tag miteinander zu sprechen.
Zwischen Behandlungen werden schnell Informationen weitergegeben, an der Rezeption kommen ständig neue Fragen auf, Kolleginnen rufen sich Aufgaben über den Flur zu und nebenbei klingelt das Telefon.
Kommunikation findet permanent statt. Trotzdem entstehen täglich Missverständnisse, Rückfragen und doppelte Arbeit.
Der Grund dafür ist einfach:
Viel Kommunikation bedeutet nicht automatisch gute Kommunikation. Erst wenn Informationen klar, vollständig und über feste Wege weitergegeben werden, entsteht ein reibungsloser Ablauf.
Jede Unterbrechung kostet Konzentration
Viele kleine Unterbrechungen wirken einzeln völlig harmlos. Eine kurze Frage. Ein schneller Rückruf. Eine Information zwischen zwei Patienten.
Doch jede Unterbrechung zwingt unser Gehirn dazu, die aktuelle Aufgabe zu verlassen und sich anschließend wieder neu zu orientieren. Dieser Wechsel kostet deutlich mehr Energie, als viele vermuten. Je häufiger Mitarbeitende aus ihrer Konzentration gerissen werden, desto höher wird die Fehlerquote und desto anstrengender fühlt sich der gesamte Arbeitstag an.
Das eigentliche Problem ist fehlende Struktur
Viele Teams glauben, sie hätten ein Kommunikationsproblem. Tatsächlich fehlt häufig etwas anderes: Klare Regeln.
Welche Informationen müssen sofort weitergegeben werden? Welche Aufgaben werden dokumentiert? Welche Themen können gesammelt werden? Und welcher Kommunikationsweg gilt überhaupt?
Fehlen diese Regeln, entstehen automatisch Unsicherheiten. Dann erledigen mehrere Personen dieselbe Aufgabe oder wichtige Informationen gehen verloren.
Zu viele Kommunikationswege schaffen Chaos
Ein häufiger Fehler besteht darin, mehrere Kommunikationskanäle parallel zu nutzen.
Ein Teil der Informationen landet in der Praxissoftware. Ein anderer auf einem Notizzettel. Manches wird mündlich weitergegeben. Und zusätzlich laufen Nachrichten über private Messenger. Die Folge: Niemand weiß mehr sicher, wo die aktuelle Information zu finden ist. Gerade Messenger-Dienste wie WhatsApp wirken im Alltag praktisch. Für wichtige Praxisinformationen bringen sie jedoch erhebliche Nachteile mit sich.
Dazu gehören:
- fehlende Nachvollziehbarkeit
- Datenschutzrisiken
- Informationsverluste
- doppelte Kommunikationswege
Je mehr parallele Kanäle genutzt werden, desto größer wird das organisatorische Chaos.
Gute Kommunikation braucht klare Übergaben
Besonders kritisch sind Übergaben zwischen Rezeption, Assistenz, Verwaltung und Behandlern.
Hier gehen Informationen besonders häufig verloren. Deshalb lohnt es sich, feste Übergabestrukturen einzuführen. Dazu gehören zum Beispiel:
- feste Übergabezeiten
- klare Verantwortlichkeiten
- zentrale Aufgabenlisten
- dokumentierte Informationen
Dadurch sinkt die Zahl der Rückfragen deutlich und alle Beteiligten wissen jederzeit, woran sie sind.
Nicht jede Information ist sofort wichtig
Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, jede Information mit derselben Dringlichkeit zu behandeln. Dadurch entsteht das Gefühl permanenter Alarmbereitschaft. Dabei müssen viele Informationen gar nicht sofort bearbeitet werden.
Sinnvoll ist eine klare Unterscheidung:
Welche Themen sind wirklich dringend?
Welche Informationen können gesammelt werden?
Und welche Aufgaben reichen für den nächsten festen Übergabezeitpunkt?
Diese Priorisierung reduziert Unterbrechungen erheblich.
Weniger mündliche Aufgaben bedeuten mehr Verlässlichkeit
Mündliche Absprachen funktionieren nur solange alle Beteiligten daran denken. Im stressigen Praxisalltag ist das selten der Fall. Deshalb sollten wichtige Aufgaben grundsätzlich dokumentiert werden. Nicht aus Misstrauen. Sondern damit alle Beteiligten jederzeit nachvollziehen können, was erledigt wurde und was noch offen ist. Das entlastet das gesamte Team.
Drei Maßnahmen für bessere Teamkommunikation
Schon kleine Veränderungen können den Praxisalltag deutlich entspannen.
- Mündliche Aufgaben reduzieren
Alles, was wichtig ist, sollte zentral dokumentiert werden.
- Klare Kommunikationswege festlegen
Jede Information braucht einen festen Platz.
Je weniger parallele Kanäle genutzt werden, desto weniger Missverständnisse entstehen.
- Konzentrationszeiten ermöglichen
Nicht jede Frage muss sofort gestellt werden.
Bewusst eingeplante unterbrechungsfreie Arbeitsphasen erhöhen die Konzentration und reduzieren Fehler.
Fazit: Gute Kommunikation beginnt mit klaren Strukturen
Erfolgreiche Kommunikation bedeutet nicht, möglichst viel miteinander zu sprechen.
Sie bedeutet, Informationen zur richtigen Zeit über den richtigen Weg an die richtige Person weiterzugeben.
Klare Kommunikationsregeln reduzieren Unterbrechungen, verhindern doppelte Arbeit und sorgen für mehr Ruhe im gesamten Praxisalltag.
Denn Stress entsteht häufig nicht durch zu viele Aufgaben, sondern dadurch, dass Informationen unstrukturiert weitergegeben werden.
Wer hier ansetzt, schafft eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein entspanntes, effizientes und gut funktionierendes Praxisteam.
